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Terça, 03 Maio 2016 13:52

4 dicas para organizar uma gestão de projetos

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No mundo corporativo, a gestão de projetos possui importância vital. Afinal, são os projetos que viabilizam o alcance da maioria dos objetivos estratégicos de qualquer organização. Contudo, não basta apenas ter as melhores cabeças na equipe, as mais sofisticadas ferramentas e orçamento disponível. Se não houver a devida organização de esforços, o fracasso é iminente.

Uma gestão de projetos devidamente estruturada proporciona inúmeros benefícios: contribui para o melhor andamento das rotinas gerenciais, auxilia na resolução de problemas e embasa, de maneira sólida, a tomada de decisões. Mas não só isso: a gestão de projetos concede um panorama mais confiável do negócio, com base em números, não em palpites.

Quer aprender como organizar uma gestão de projetos eficaz? Confira as dicas que separamos para você!

Regra geral da gestão de projetos

Não importa o segmento ou tamanho do projeto, é essencial que se dividam as tarefas em unidades menores e mais bem gerenciáveis.

Por exemplo, no projeto de construção de uma casa, a atividade de “fundação” deve ser dividida em tarefas menores. Isso facilita a atribuição de recursos e o controle das demandas. Do contrário, seria muito complexo monitorar trabalhos distintos organizados numa mesma demanda. O ideal seria particionar a fundação em “furar o chão”, “calçar a fundação”, “instalar as ferragens” e “concretar”. Percebe a diferença?

1. Elabore um cronograma realista

Depois que o escopo do projeto está bem definido, e sobretudo dividido, é importante determinar a duração e sequenciar as atividades por meio de um cronograma. O MS Project é uma excelente ferramenta para essa finalidade. Inclusive oferecemos treinamento nessa plataforma.

Em se tratando da duração, uma técnica muito utilizada para estimar o prazo de uma tarefa é a PERT. É um cálculo muito simples, que considera três contextos possíveis: pessimista (P), otimista (O) e mais provável (MP). É dada pela fórmula (P + 4 x MP + O)/6. O resultado dessa equação fornece a duração estimada.

Feito isso, basta sequenciar as atividades, dando atenção àquilo que, obrigatoriamente, deve iniciar primeiro. Por exemplo, não dá para começar a laje sem que as paredes estejam levantadas, é claro. Mas nem tudo é tão óbvio assim, o gestor deve se empenhar em “desenhar” as atividades que precisam iniciar após a conclusão de outra e quais podem ser realizadas em paralelo. Vale a pena dedicar algum tempo a essa análise.

2. Dimensione o orçamento

Toda gestão de projetos que se preze exerce o controle exímio dos custos. Afinal, o orçamento é uma das principais restrições do projeto. É claro, é pouco provável definir um orçamento com exatidão, mas é plenamente factível se aproximar do valor real do projeto. Para tanto, além do modelo proposto acima (a estimativa PERT também se aplica aos custos), é importante analisar os dados históricos, consultar informações de projetos anteriores e sempre contar com a participação da equipe.

Apesar de ser mais conhecido na gestão de tempo, o MS Project também possui ótimos recursos para o controle de orçamento.

3. Distribua as responsabilidades

Um bom líder não é aquele que distribui demandas e metas de maneira indiscriminada, mas o que desenvolve uma gestão de projetos “leve”, atribuindo as atividades certas às pessoas certas e sabendo cobrar pelos resultados.

Com base nessa premissa, o gerente de projetos deve buscar conhecer a sua equipe (deficiências e qualidades), estudar as características demandadas por cada atividade e atribuí-las aos perfis mais adequados. É muito importante deixar tudo muito claro e visível para todos os membros, estimulando a integração e um ambiente colaborativo.

A ferramenta da Microsoft também permite a alocação de recursos para cada atividade. Depois de um treinamento, qualquer um pode extrair o máximo dessa funcionalidade.

4. Desenvolva uma boa comunicação

É consenso que a comunicação deficiente é a principal responsável pelo fracasso de um projeto. Sabendo disso, o gestor deve se assegurar de que a comunicação flua bem por todas as interfaces do projeto: equipe, cliente, patrocinadores etc. Ou seja, deve haver preocupação no emprego da linguagem ideal, no conteúdo que está sendo transmitido e nos canais que estão sendo utilizados.

Percebe que não é assim tão difícil alcançar melhores resultados na gestão de projetos? Se tiver qualquer dificuldade, não se preocupe, deixe o seu comentário e vamos conversar!

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