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Segunda, 01 Fevereiro 2016 13:31

Gestão de projetos: o que é e como funciona

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Gestão de projetos Gestão de projetos

Quando o assunto é gestão de projetos, o Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é uma consulta obrigatória. O guia, elaborado pelo renomado Project Management Institute (PMI), dita as regras para um gerenciamento realmente eficiente.

Ele define projeto como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”.

Explorando essa definição, temos que um projeto é temporário, pois há sempre um prazo estipulado através de uma data para início e outra para o fim das atividades, além de um escopo e de recursos definidos. Ele também é único, já que extrapola a rotina, sendo um conjunto de tarefas destinado a atingir um objetivo pontual.

Entendendo melhor o que é um projeto, é possível compreender a importância da gestão de projetos para o sucesso de qualquer empreendimento. É o que vamos discutir no post de hoje. Continue a leitura!

O que é gestão de projetos?

Conceitualmente, a gestão de projetos é a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para a execução de todas as etapas do trabalho de forma enxuta e eficaz. Na prática, a maioria das empresas entende que se trata de uma competência estratégia, determinante para a produtividade e lucratividade dos negócios.

Contar com uma gestão efetiva de projetos assegura não apenas um diferencial competitivo, mas também faz com que a empresa ganhe agilidade e qualidade através da redução de custos, da eliminação de desperdícios e da obediência ao cronograma. Organização, padronização e controles colaboram para um gerenciamento inteligente, com foco em processos otimizados.

Para uma gestão de projetos verdadeiramente competente, o primeiro passo é a definição de um gerente de projetos. Esse profissional deve ter formação gerencial e experiência, além de competências comportamentais como potencial de liderança, equilíbrio emocional, poder de negociação, devendo também ser um bom comunicador.

Como fazer uma boa gestão de projetos?

A gestão de projetos contempla cinco etapas principais, que devem ser seguidas fielmente. São elas:

Iniciação

Nesta etapa, o gerente de projetos deve identificar as reais necessidades e expectativas do cliente, além de avaliar orçamentos, cronogramas e a formação da equipe. Neste momento, é feita a análise de viabilidade. O projeto, então, começa oficialmente através do Termo de Abertura.

Planejamento

Durante o planejamento, é preciso realizar estudos mais detalhados sobre todas as variáveis do projeto. Recursos, sequenciamento de atividades e planos de contingência devem ser definidos com a intenção de evitar despesas desnecessárias. Também é essencial estabelecer quais indicadores e controles serão utilizados para mensurar a evolução de cada estágio.

Execução

Na fase de execução, o planejamento é colocado à prova. Esta etapa abrange também outros componentes da gestão, como a coordenação das equipes e dos fornecedores.

Monitoramento e controle

Durante a execução do projeto, é essencial monitorar os indicadores. As modificações no escopo exigem um controle ainda mais rígido, através de gerenciamento e aprovações específicas, a fim de evitar qualquer desencontro de informações, atrasos ou problemas na entrega.

Encerramento

No encerramento, acontece a aceitação formal do projeto. Aqui, o cliente e demais stakeholders confirmam que a entrega está de acordo com o escopo e com todas as cláusulas contratuais.

Quais são as etapas do projeto no Ciclo PDCA?

É importante frisar que as etapas do projeto têm grande correspondência com o conceito do Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act): planejar, fazer, verificar e agir. O Ciclo tem o objetivo de corrigir e melhorar todas as etapas. Por isso, os dados coletados no monitoramento devem sempre alimentar as fases anteriores, para que as lições aprendidas possam ser utilizadas rapidamente, evitando que erros se repitam. Assim, através da gestão de projetos, é possível manter uma administração proativa, direcionada a conquista de ótimos resultados.

Você já utiliza a gestão de projetos na sua empresa? Se sim, deixe aqui suas opiniões e sugestões! Se não, nos diga quais são as principais dificuldades na adoção deste conceito e deixe suas dúvidas nos comentários abaixo.